Ecom Webillä on mahdollista täyttää työmaan tarkastuspöytäkirjoja sähköisesti. Täyttämisen jälkeen pöytäkirjan voi tallentaa PDF-muodossa omalle koneelle tai arkistoida Ecom Tiedostopilveen. Ecom Tiedostopilveen arkistoitu pöytäkirja kytketään automaattisesti valitu lähetteelle/projektin ja asiakkaan dokumentteihin. Pöytäkirja on siis helppo hakea myös myöhemmin Ecom Taloushallinnosta esim. asiakkaan tai projektin Dokumentit-välilehdeltä.
Tarkastuspöytäkirjan täyttö aloitetaan Ecom Webin päävalikon Lisää-valikosta kohdasta Tarkastuspöytäkirjat tai lähetteen perustiedoista löytyy sama valinta-painike.
Aloitussivulla löydät kaikki valittavissa olevat pöytäkirjamallit. Näytä malli -linkistä voit avata esikatselukuvan pöytäkirjasta. Pöytäkirjan täyttö aloitetaan Aloita-painikkeella.
Lähetteeltä tarkastuspöytäkirjan täyttö aloitetaan Luo tarkastuspöytäkirja-painikkeesta valitsemalla haluttu pöytäkirja.
Tarkastuksen kohde
Tarkastus aloitetaan valitsemalla tarkastuksen kohde. Kohde voi olla joko lähete tai projekti, tai pelkkä asiakas. Mikäli käytössä on Ecom Tiedostopilvi, valmis pöytäkirja tallennetaan valitun kohteen ja asiakkaan dokumentteihin.
Pöytäkirjalomake muistaa täytetyt arvot, jotta pöytäkirjan täyttämistä ei tarvitse aloittaa alusta verkkoyhteyden katkeamisen tai akun loppumisen jälkeen. Kun aloitat uuden kohteen tarkastuksen, tyhjennä vanhat arvot Tyhjennä lomakkeen kentät -painikkeella.
Lomakkeen täyttäminen
Ecom Webi täydentää automaattisesti työnumeron ja asiakkaan tiedot lomakkeelle. Kaikkia tietoja voi muokata ja täydentää, mikäli esitäytetyt tiedot eivät ole riittävät.
Perustietojen täyttämisen jälkeen tehdään varsinanen tarkastus. Lomakkeet on tehty selkeiksi ja helposti täytettäviksi.
Mikäli pöytäkirjaan halutaan allekirjoitukset, pöytäkirjaan voi automaattisesti lisätä allekirjoitusalue valitsemalla lomakkeen viimeinen kohta ”Lisää pöytäkirjaan allekirjoitusalue”
Pöytäkirjan tulostaminen / tallentaminen
Kun tarkastus on tehty valmiiksi, varsinainen pöytäkirja muodostetaan PDF-tiedostoksi. Tiedoston voi tulostaa tai tallentaa omalle koneelle tai arkistoida Ecom Tiedostopilveen kyseisen lähetteen, projektin ja asiakkaan dokumentteihin. Ecom Tiedostopilvessä pöytäkirja on varmassa tallessa ja löytyy myös Ecom Taloushallinnon kautta.
Pöytäkirja helposti uudelleen avattavissa Tiedostopilvestä
Ecom Tiedostopilvi kannattaa olla käytössä, koska pääset tarkastelemaan valmiita pöytäkirjoja mobiilisti Webistä sekä varsinaisesta Ecom Taloushallinto-ohjelmasta. Tarkastuspöytäkirja on siis jatkossa avattavissa kahdesta paikasta:
- Ecom Webistä Lisää-valikon alta Tiedostot-kohdasta (tulee tiedosto-listalle näkyviin, kuten ao.kuvassa) tai Lähetteen kautta Tiedostot-välilehdeltä
Ecom Taloushallinnosta asiakkaan, projektin tai lähetteen alta – riippuen mihin linkitys Webissä tehtiin.
