Inventaarilistan teko

Inventaarilista löytyy polusta Ohjelmat/Tuotteet/ Inventaarilista. Ennen inventaarin tekoa on hyvä ottaa varmuuskopio Ecomista.

Inventaarilistan tyhjennys

Tässä ikkunassa tehdään inventaario varastoissa olevista tuotteista. Jos listassa on tarvikkeita näkyvissä, kuten kuvassa alla, ovat ne yleensä jostakin aiemmin tehdystä inventaarista. Listassa olevat määrät eivät kerro nykyistä tuotteiden varastotilannetta, vaan ne ovat jonkun aiemmin tehdyn haun tai syötetyn tapahtuman tulosta.

Inventaari2.png

Mikäli taulukossa näkyy aiemmin tehdyn inventaarin tuotteita, voidaan ne poistaa, ennen inventaarin aloittamista. Rivit voidaan poistaa painamalla Tyhjennä lista –painiketta ikkunan alaosassa.

Varastotuotteiden haku

Kun inventaarilista on tyhjennetty, suoritetaan uusi haku varastotapahtumista. Se tapahtuu painamalla Hae varastotuotteet (1). Ohjelma avaa ikkunan (2) ja kysyy, mistä varastosta halutaan inventaari tehdään mikäli yrityksellä on useampi varasto käytössään. Kun varasto on valittu, painetaan OK-painiketta. Tämän jälkeen valitaan ne tuotealat, mista inventaari halutaan tehdä (3). Kun tämäkin valinta on tehty ja painettu OK-painiketta, aloittaa ohjelma tuoterekisterin läpikäynnin ja alkaa pudottamaan varastotuotteita inventaarilistalle.

Inventaari3.png

Inventaarilistan siirto Exceliin

Inventaarilista voidaan tässä vaiheessa tallentaa Excel -tiedostoksi myöhempää tarkastelua varten. Kun tiedosto viedään Exceliin (1), voidaan tätä tietoa verrata kätevästi varsinaisen inventaarin tulokseen. Varmista, että koneesta löytyy ohjelman ehdottama tallennuskansio (2). Mikäli kansiota ei löydy tai haluat tallennuksen muualle, voit hakea oikean polun Tallennuskansio -kentän lopussa olevan kolmen pisteen takaa. Myös tiedostonimen (3) voi muuttaa haluamakseen. OK-painikkeella (4) ohjelma luo Excel-tiedoston, jossa on nykyinen varastotilanne tuotteittain valitun varaston osalta. Tämän jälkeen voidaan suorittaa inventaario.

Exceliin.jpg

Inventaarilistan määrien tyhjennys

Kun tuotteiden varastosaldot on haettu inventaariolistalle ja saldot on viety Exceliin, tehdään seuraavaksi inventaariolistalle olevien määrien tyhjennys, jotta uusi inventaario voidaan tehdä puhtaalta pöydältä. Tätä ei tarvitse tehdä silloin, jos varasto on täysin ajan tasalla määrien suhteen. Eli käytännössä tämä on hyvä tehdä, jotta saadaan sekä inventaarilistan määrät tyhjäksi että myös kaikkien tuotteiden varastosaldot nollattua (seuraava ohjesivu). Painamalla tyhjennä määrät-painiketta (1) ohjelma tyhjää inventaarilistan tuotteiden määrä-kentän. Ohjelma kysyy, varmistavan kysymyksen (2). Ja kun siihen vastaa kyllä, tyhjää ohjelma määrä-kentän arvon joka riviltä. Inventaarilistan tyhjennys ei vaikuta varaston saldoihin.

 Tyhjennys.jpg

Varastotietojen tyhjennys

Inventaarilistan määrät on nyt tyhjennetty (kuva alla). Tyhjä vastaa rivin arvoa nolla. Seuraavaksi viedään varastoon kaikkien tuotteiden varastoarvoksi sama nolla. Näin varmistetaan, että kaikki varastossa olevat tuotesaldot saadaan tyhjennettyä ennen uuden inventaarion aloittamista. Saldo päivitetään painamalla Päivitä saldot varastoon -painiketta (1). Ohjelma kysyy, että halutaanko päivittää syötetyt määrät varastoon, johon vastataan kyllä (2). Ohjelma päivittää jokaisen tuotteen tietoja niin, että saldo näyttää nyt arvoa nolla. Kun työ on tehty, poistuu ohjelma inventaariolistasta ja palaa alkuruutuun. Tuotteiden varastotapahtumat jäävät ennalleen. Niiden saldo on vain päivitetty niin, että arvo on nolla. Tästä on hyvä  aloittaa uuden inventaarion teko.

P_ivitysVarastoon.jpg

Inventaarion teko inventaariolistan avulla

Kun tämän ohjeen aikaisemmat toimenpiteet on tehty, voidaan edetä seuraavasti. Esikatselu-painikkeen (1) takaa voi tulostaa listan inventoitavista tuotteista, johon voi syöttää varastosta löytyvät määrät. Jos listasta puuttuu tuotteita, voidaan ne lisätä painamalla ylärivin plus-painiketta (2) ja hakea tuotenumeron yläpuolella olevalla haku-painikkeella (3). Mikäli määrä on nolla, voi rivin poistaa, mutta ei myöskään haittaa, vaikka määrätön rivi jää listalle.

Tämän jälkeen tulostetun listan tiedot päivitetään inventaarilistaan (kuva alla). Kun kaikki määrät on lisätty, voidaan tiedot tulostaa Esikatselun kautta uudestaan ja sen jälkeen listan voi vielä viedä Exceliin vertailtavaksi alkuperäisen listan kanssa. Lopuksi painetaan Päivitä saldot varastoon –painiketta (4), jolloin inventaariolistalla olevat tuotteet saavat määräksi inventaariolistan määrä-kentässä olevan tuotemäärän saldoksi.

 Saldot.jpg

Inventaarion teko langattomalla viivakoodilukijalla

Kun inventaario tehdään kannettavalla viivakoodinlukijalla, kannattaa inventaariolistan tuotteet ensin poistaa painamalla Tyhjennä lista painiketta (1). Tämän jälkeen viivakoodilla kerätyt tuotteet tuodaan listalle painamalla Tuonti tiedostosta –painiketta (2), jonka avulla ohjelma avaa ikkunan ja  lukee viivakoodinlukijalle syötetyt tuotteet ja niiden määrät sisälle OK-painikkeella. Asetukset-painikkeen alta löytyvät kaikki tarvittavat määritykset, jolla ohjelma lukee viivakoodilaitteen tekemää tiedostoa. Kun tuotteet on saatu inventaariolistaan, viedään tuotteet varastoon painamalla Päivitä saldot varastoon -painikketta (4). Ja kun ensimmäinen erä on päivitetty varastoon, voidaan lista taas tyhjentää ja toistaa sama rutiini, kunnes kaikki tuotteet on inventoitu. Ja kun kaikki tuotteet on inventoitu, voidaan painaa Hae varastotuotteet –painiketta, jolloin ohjelma tuo koko varaston sen hetkisen tilanteen esille.

 Tunti.jpg

Inventaariolistan ostohintojen päivitys

Ecom hakee ostohinnan aina ensisijaisesti tuotteen toimittajat-välilehdeltä ykköstoimittajan nettohintakentästä.

Jos toimittajat välilehdellä ei ole toimittajatietoja olemassa, hakee ohjelma hinnan tuotteen hinnoittelusivun nettohinta -kentästä. Inventaarilistassa Päivitä hinnat Ostolaskuilta –toiminto (1), joka laskee keskiostohinnan inventaariolistassa olevan määrän perusteella ottaen mukaan niin monta ostolaskua, että määrä täyttyy, ja laskee tuotteelle sen mukaisen keskihinnan.

Myyntihinta tulee tuotteen Veroton myyntihinta-kentästä. Kaikki hinnat ovat esitetty verottomilla hinnoilla.

Päivitä Hinnat painikkeella(2) voidaan päivittää hinnat ajan tasalle.

Inventaarilistassa on erillinen hakutoiminto, jolla voi hakea haluttua tuotetta inventaarilistalta.

P_ivit_Hinnat.jpg

 

 

 

 

 

 

Luotu: Päivitetty :