Ecomin kautta pääset lähettämään laskut asiakkaalle helpoiten rekisteröimällä Maventa -palvelun. Tällä ohjeistuksella saat käyttöösi sähköisen verkkolaskutuksen Mavennan kautta ja laskutusprosessisi nopeutuu huomattavasti. Ohjeistuksessa käydään läpi seuraavat asiat:
1. Maventa -palvelun ominaisuudet ja hyödyt
4. Sähköisen laskun vastaanotto
5. Asiakkaan verkkolaskutusasetukset
Otathan yhteyttä asiakaspalveluumme, mikäli käyttöönotossa ilmenee ongelmia ja/tai kaipaat opastusta etäyhteydellä.
1. Maventa -palvelun ominaisuudet ja hyödyt
- Pystyt vastaanottamaan ostolaskuja ja lähettämään myyntilaskuja liitetiedostoineen ilman tulostamisia ja postittamisia
- Sähköisesti toimitettu lasku on perillä asiakkaalla muutamassa minuutissa
- Verkkolasku näyttää samalta kuin paperisesti postitettu
- Laskun liitetiedostot ja kuvat välittyvät myös asiakkaalle (huom! pankit eivät vastaanota liitteitä)
- Näet Ecomista milloin ja mitkä lasku ovat lähteneet Mavennan kautta sähköisesti
- Mikäli laskua ei saada toimitettua, Maventa ilmoittaa sinulle sähköpostiin laskussa olevasta virheellisestä tiedosta
- Maksumuistutuksen lähettäminen sähköisesti suoraan Ecomista
- Maventan perintäpalvelut helposti käyttöönotettavissa
- Verkkolaskutusosoitteita ei tarvitse ylläpitää Ecomissa (kun otat käyttöön tulostuspalvelun, Maventa tunnistaa yritykset Y-tunnuksen perusteella ja lähettää laskun joko verkkolaskuna tai postilla. Kts. valinta alla)
Ecom-Maventa -palveluvaihtoehdot
Rekisteröitäessä Mavennan käyttöön Ecomista, valitset haluatko lähettää myyntilaskut Maventa -palvelun kautta vain tietyille asiakkaille vai kaikille automaattisesti.
Sähköinen Myyntilasku
Tämä vaihtoehto kannattaa valita, mikäli haluat postittaa laskuja edelleen itse ja lähettää laskut sähköisesti vain muutamille asiakkaille. Valitsemalla tämän vaihtoehdon, laskun tulostusikkunassa Maventa -lähetys näkyy aktiivisena vain niille asiakkaille, joille olet merkinnyt verkkolaskutusosoitteen asiakastietoihin Ecom Maventa -verkkolaskutusosoite -kenttään.
Sähköinen Myyntilasku + Tulostuspalvelu
Tällä vaihtoehdolla sinun ei tarvitse huolehtia verkkolaskutusosoitteiden tallennuksesta Ecomin asiakasrekisteriin, vaan kaikki laskut lähtevät automaattisesti sähköisesti. Riittää, että asiakastiedoissa on postiosoite ja yritysasiakkailla lisäksi y-tunnus. Maventa tarkistaa y-tunnuksen perusteella verkkolaskuosoitteen yhteisestä verkkolaskutusosoitteistosta. Mikäli kyseessä on yksityisasiakas tai yritysasiakas, jolla ei ole voimassa olevaa verkkolaskutusosoitetta, Maventa huolehtii laskun postituksesta Tulostuspalvelun kautta.
2. Rekisteröiminen
1. Avaa Ecomin laskutusoletusten (Ohjelmat -> Laskutus ja myyntireskontra -> Laskutus- ja myyntireskontraoletukset) Perus -välilehti ja syötä yrityksen tilinumero
2. Avaa Sähköinen lasku -välilehti ja valitse: Rekisteröidy Ecom-Maventa palveluun
3. Täytä rekisteröinnissä tarvittavat tiedot. Rekisteröinnissä valitaan myös, että halutaanko sähköisten laskujen lähetykseen ottaa mukaan tulostuspalvelu sekä halutaanko ottaa vastaan sähköisiä ostolaskuja. Kun rekisteröinti on valmis, saat aktivointilinkin sähköpostiisi.
Valintavaihtoehdot esitelty edellisessä kappaleessa. Helpoimmalla pääset, kun valitset Sähköinen myyntilasku + tulostuspalvelu.
4. Klikkaa sähköpostistasi Mavennan aktivointilinkkiä ja kirjaudu tunnuksillasi Mavennan sivuille (www.maventa.com -> Kirjaudu)
5. Kirjautumisen jälkeen valitse oikeasta yläkulmasta ”asetukset”
6. Avaa Pankkiverkkoasetukset (vasemmassa laidassa Lisäpalvelut-otsikon alla) (Pankkiverkkoyhteys mahdollistaa laskujen liikenteen yrityksille/ -ltä, jotka käyttävät pankkia operaattorina)
-> Tunnistaudu henkilökohtaisten pankkitunnusten avulla ja avaa yhteys
-> Pankkiverkkoyhteys aktivoituu n. viikon sisään.
7. Avaa Laskujen lähettäminen -kohta ja tarkasta, että tulostuspalvelun asetukset ovat oikein. Voit myös syöttää sähköpostiosoitteen, johon haluat vastaanottaa virhesanomia, mikäli sähköinen lasku ei mene perille vastaanottajalle.
8. Avaa Laskujen vastaanottaminen -kohta. (Mikäli alat vastaanottaa sähköisiä laskuja)
-> Näet verkkolaskuosoitteesi, mavennan operaattoritunnuksen sekä operaattoritunnuksen pankkioperaattoreita käyttäviä toimittajia varten (DABAFIHH)
-> Nämä tiedot voit lähettää kaikille toimittajille, joilta vastaanotat laskuja.
9. Kirjaudu ulos ja aloita sähköinen laskutus.
3. Sähköisen laskun lähetys
Kun Maventa-palvelu on aktivoitu, Ecom luo sähköisen laskun laskun tulostamisen yhteydessä. Tulostusikkunassa ”Tee sähköinen lasku” -valinta on automaattisesti valittuna jos (a) käytössä on tulostuspalvelu, jolloin kaikki laskut voidaan lähettää Maventaan tai (b) laskun asiakkaalle on syötetty verkkolaskuosoite (kts. ohje)
Voit tulostaa kerralla useampia laskuja. Laskut lähetetään, kun suljet laskutusikkunan.
Kyllä ja Lähetä -valinnoilla sähköinen lasku lähtee asiakkaalle. Jos valitset ensimmäisessa valinta-ikkunassa Ei, laskut jäävät odottamaan lähetystä. Sähköinen lasku-valintapainikkeesta pääset tekemään lähetyksen myöhempänä ajankohtana, esimerkiksi päivän päätteeksi. Suosituksena tietysti lähettää laskut aina välittömästi.
Lähetä -valinnan jälkeen (kuittaus näkyy Lähetetetyt-puolella) lasku on muutamassa minuutissa asiakkaalla ja mikäli lasku lähti Maventa Tulostuspalveluun se on asiakkaalla parin arkipäivän kuluttua.
Liitetiedostot
Jos laskulle on liitetty liitetiedostoja (laskun Dokumentit-välilehdellä), voit tulostusvaiheessa valita mitkä niistä välitetään laskun mukana. Huomaa, että tulostukseen voi valita vain PDF-tiedostoja.
4. Sähköisen laskun vastaanotto
Vastaanota sähköisesti ostolaskuja Ecomiisi täältä: Ohjelmat -> OVT -> Ecom Maventa -> Vastaanota ostolaskuja tai Sähköinen Lasku-pikapainikkeesta.
- Valitse Nouda.
- Siirry ostolaskuihin (Ohjelmat -> Ostolaskut ja ostoreskontra -> Ostolaskut ja ostoreskontra). Avautuvasta ikkunasta valitse Ok ja tarvittaessa voit myös tulostaa uudet ostolaskut.
Nyt Ostolaskut -ikkunassa näkyvät viimeisimpänä noudetut uudet ostolaskut.
5. Asiakkaan verkkolaskutusasetukset
Ecomin asiakasrekisteriin ei tarvitse täyttää asiakaskohtaisesti verkkolaskutusosoitteita, mikäli olet ottanut Tulostuspalvelun myös käyttöösi. Mikäli valitsit pelkän Sähköinen myyntilasku -vaihtoehdon, lisää verkkolaskutusosoite asiakastietoihin Ecom Maventa-verkkolaskutusosoitekenttään niille asiakkaille, joille haluat sähköisen laskun lähtevän.
Verkkolaskuosoitteet tulevat muotoa verkkolaskuosoite@operaattorintunnus. Jos yrityksellä on eri osastoja ja he ovat antaneet osastotunnuksen (ei pakollinen), tulee osoite muotoon verkkolaskuosoite/osastotunnus@operaattorintunnus.
Voit tarvittaessa etsiä asiakkaiden verkkolaskutusosoitteita osoitteesta: https://verkkolaskuosoite.fi/