Ecom Asiakaspalvelu

Ecomin ohjesivuilta löydät ohjeita ja neuvoja Ecomin ohjelmien käyttöön. Hae ohjetta hakusanalla tai valitse haluamasi ohjelma/palvelu ja selaa kaikkia ohjeita.

Excel-vinkki: Työntekijäkohtainen tuotemyynti

Seuraa

Nykyisessä Ecomin versiossa ei ole mahdollista ottaa suoraan raporttia, jossa näkyisi työntekijäkohtaisesti eri tuotteiden myynnit. Tämä tieto saadaan kuitenkin helposti ulos viemällä tiedot Excel -muodossa, ja tekemällä pientä käsittelyä Excelissä. Vastaavilla tässä artikkelissa esitetyillä tavoilla voidaan Excel-vienneistä saada irti paljon muutakin hyödyllistä seurantatietoa. Tässä esimerkissä käytetään lähetetietoja, mutta vastaavat toimenpiteet voit tehdä myös laskuille.

 

Tietojen vienti Exceliin

Vie lähetetiedot Ohjelmat -> Laskutus ja myyntireskontra -> Lähetetiedot Exceliin -toiminnolla. Valitse haluamasi aikaväli, ja varmista että sekä "Lähetteet" että "Rivit" on valittuna.

kuva.png

 

Työntekijätiedon yhdistäminen rivitason tietoihin

Helpoin tapa yhdistää lähetteen työntekijä rivitason tiedolle on käyttää Excelin hakufunktiota (PHAKU/VLOOKUP). Lisää Rivit -sivulle(sivun alalaita) uusi otsikko, "Työntekijä", "KuluaProjektille" -otsikon viereen kuten kuvassa. Lisää ensimmäiseen soluun otsikon jälkeen seuraava kaava:

=PHAKU(A2;Lähetteet!A:M;13;EPÄTOSI)

Kaava hakee Lähetteet -sivulta työntekijänumeron (henkilönumero) lähetenumeron perusteella. Tämä kaava toimii aina Ecomista viedyissä Lähetelistoissa, muissa vienneissä joudut mahdollisesti muuttamaan data-aluetta ("Lähetteet!A:M") tai palautettavaa saraketta (M-sarake, järjestyksessä 13.).

Saat lisättyä kaavan joka riville tuplaklikkaamalla kaavan sisältämän valitun solun oikean alakulman neliötä (kuva).

Jos kaikki meni tässä vaiheessa oikein, pitäisi Rivit -sivulla olla uusi sarake, jossa jokaisella rivillä näkyy henkilönumero. Jos numero puuttuu joiltain riveiltä välistä, ei kyseisille lähetteillä ole asetettu työntekijää.

 

Pivot -taulukon luonti

Excelin Pivot -taulukko -ominaisuus on helppo tapa tiivistää tietoja suurista datamääristä. Saat luotua Pivot -taulukon valitsemalla jonkin solun haluamastasi taulukosta. Tässä esimerkissä valitse Rivit -sivulta mikä tahansa solu. Luo Pivot -taulukko Lisää -valikon "Pivot -taulukko" -painikkeella (kuva).

Työkalun pitäisi osata tehdä tietoja sisältävän alueen valinta oikein, jolloin kaikkia tietoja pitäisi ympäröidä valintaa indikoiva liikkuva katkoviiva. Jos valinta on oikein, paina OK luodaksesi uuden Pivot -taulukon.

 

Pivot -taulukon muokkaus

Pivot -taulukon avulla voit näyttää, koostaa, ja suodattaa tietoja raahaamalla kenttiä neljään eri alueeseen; Suodattimet, Sarakkeet, Rivit, ja Arvot.

Tätä esimerkkiä varten raahaa "Työntekijä" ja "Tuotenimi" kentät Rivit -alueelle, "Tuoteala" Suodattimiin, sekä "Veroton" ja "Kpl" kentät Arvoihin.

Voit nyt klikata "Veroton" kenttää Arvoissa, valita "Arvokentän asetukset" ja muuttaa laskentaperusteeksi Summa. Tämä tuo näkyviin yhteenlasketun euromääräisen summan Veroton -kentästä (läheterivin veroton loppusumma) rivimäärän sijaan. Toista sama myös "Kpl" -kentälle, jotta näkyviin tulee yhteenlaskettu kappalemäärä löydettyjen rivien määrän sijaan.

 

Näytettävien tietojen suodattaminen

Lisäsimme viimeosiossa Suodattimiin "Tuoteala" -kentän. Suodattimiin lisätyt kentät löytyvät Pivot -taulukon yläpuolelta, ja voimme valita siitä näytettäväksi ainoastaan "Omat tuotteet (O)" -tuotealan tiedot. Toinen tapa suodattaa taulukon tietoja on jokaisen kentän perästä löytyvä suodatustoiminto. Näiden kahden menetelmän avulla voit valita mitä tuotteita, tai kokonaisia tuotealoja, näet taulukossa.

Voit muuttaa näkyviä tietoja muuttamalla kenttien järjestystä, tai eri alueisiin valittuja kenttiä saadaksesi näkyviin juuri ne tiedot, ja juuri siinä muodossa, kuin tarvitset.

 

 

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
0/0 koki tästä olevan apua

Kommentit