Ecom Asiakaspalvelu

Ecomin ohjesivuilta löydät ohjeita ja neuvoja Ecomin ohjelmien käyttöön. Hae ohjetta hakusanalla tai valitse haluamasi ohjelma/palvelu ja selaa kaikkia ohjeita.

Ecom Taloushallinnon käyttöönotto-opas (Laskutus ja myyntireskontra)

Seuraa

Laskutus- ja myyntireskontran käyttöönottoopas sisältää

  1. YRITYKSEN PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN
  2. TUOTEREKISTERI: HINNASTOJEN JA ALENNUSLUETTELOIDEN SISÄÄNAJO SEKÄ TUOTTEIDEN HINNOITTELU
  3. ASIAKASREKISTERI
  4. KÄYTTÄJÄTUNNUSTEN LUOMINEN

 

1.Yrityksen perustietojen syöttäminen

 

Yrityksen perustiedot täytetään Ecom-ohjelmistossa ns. ”oletuksiin”. Jokaisen ohjelman osa-alueen takaa löytyy kyseistä osa-auetta koskevat oletukset (Laskutus- ja myyntireskontraoletukset, Tuoteoletukset, Tarjouslaskentaoletukset, jne.) Pääsääntöisesti kaikki oletukset löytyvät Ohjelmat-valikosta kunkin osa-alueen takaa (Poikkeuksena perusoletukset, jotka löytyvät suoraan ohjelmat-valikon alta).

 

Perusoletukset: (Ohjelmat -> Perusoletukset)

  • Perusoletuksiin lisätään kaikki yrityksen perustiedot kuten yrityksen henkilöt ja logo-tiedosto tulosteita varten.
Perusoletukset1_2015-04-18_0814

Perus-välilehdelle voidaan lisätä yrityksen logo-tiedosto. Tiedostossa olisi hyvä olla logon lisäksi myös yrityksen yhteystiedot. Tarkista myös, että sinulla on rasti kohdassa ”Varmista rivien korvaus”.

 

Perusoletukset2_2015-04-18_0816

Työnantajat-välilehdelle täytetään oman yrityksen tiedot sekä mahdolliset vuokratyöyritykset, mikäli käytetään vuokratyövoimaa.

 

Perustiedot3_2015-04-18_0821

Henkilöt-välilehdelle syötetään yrityksen henkilöt.

 

Laskutus- ja myyntireskontraoletukset: (Ohjelmat -> Laskutus- ja myyntireskontraoletukset)

  • Laskutusoletuksissa muokataan myyntireskontraan liittyviä perustietoja kuten laskutustietoja, lomaketietoja, myyntitilejä ja yrityksen tilejä.
  • Laskutusoletuksissa voidaan myös ottaa käyttöön sähköinen laskutus veloituksetta (ks Maventa-palvelu).
Laskutusoletukset1_2015-04-18_0833

Perus-välilehden oikeaan yläkulmaan voidaan syöttää aloittava lasku- ja lähetenumero. Tilinumero-kenttään syötetään tilinumero(t), jo(t)ka halutaan näkyviin laskulle.

 

Laskutusoletukset2_2015-04-18_0835

Laskutusoletusten toisella välilehdellä voidaan määritellä, mitä maksuehtoa halutaan käyttää oletuksena. Maksuehtoja voidaan myös lisätä +-merkistä.

 

Laskutusoletukset3_2015-04-18_0840

Tulostus-välilehdellä määritetään, mitä laskulomaketta halutaan oletuksena käyttää. ”Blanko, ilman tuotenumeroa” on hyvä peruslomake. Lomakkeita voidaan muokata enemmän avaamalla lomake-editori ”Muokkaa lomakkeita”-napista.

 

Laskutusoletukset_4_2015-04-18_0842

Myyntitilit-välilehdellä on listaus myyntitileistä. Huomaa, että tiliä 3188 käytetään laskuilla, jotka kuuluvat käännetyn alvin piiriin.

 

Laskutusoletukset5_2015-04-18_0843

Suoritustilit-välilehdelle merkitään yrityksen tilinumero suoritusten kirjaamisia varten. Hyvitystili on hyvä luoda viimeistään siinä vaiheessa, kun Ecomilla tehdään ensimmäinen hyvityslasku.

 

Laskutusoletukset6_2015-04-18_0843

Sähköinen lasku -välilehdellä voidaan ottaa käyttöön sähköisten laskujen lähetys (ja halutessa vastaanotto). Sähköinen laskutus otetaan käyttöön Rekisteröitymällä Ecom-Maventa-palveluun.

 

Asiakas- ja toimittajaoletukset: (Ohjelmat -> Asiakkaat/toimittajat -> Asiakas-/toimittajaoletukset)

  • Asiakasoletuksissa voidaan luoda asiakasryhmiä, mikäli haluat ryhmitellä asiakkaat esim yksityisiin henkilöihin ja yrityksiin.

 

 

2. Tuoterekisteri: Hinnastojen ja alennusluetteloiden sisäänajo sekä tuotteiden hinnoittelu 

 

Ecom-ohjelmiston hinnastopalvelusta voidaan ladata aina kuun alussa tukkureiden uusimmat hinnastot. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan minkä alan hinnastot haluaa ajaa Ecomiin kultakin toimittajalta. Hinnastopalvelulla pidetään ajan tasalla tukkureiden listahintoja, mutta jotta ohjelmasta nähdään suoraan myös nettohinnat, sinne tulee ajaa sisään myös yrityskohtaiset alennusluettelot. OVT-muotoiset alennusluettelot kannattaakin pyytää tukkureilta sähköpostiin heti Ecomia käyttöön otettaessa. Kun hinnastot ja alennukset on ajettu ohjelmaan sisään, tuotteille muodostetaan myyntihinta hinnoittelun avulla.

Hinnastojen sisäänajo (Ohjelmat -> Tietojen siirto -> OVeT-palvelu (hinnastot Internetistä) tai vaihtoehtoisesti Hinnastot-pikanappi)

  • Hinnastopalvelusta ladataan haluttujen tukkurien tuotteet ja hinnat (+tuotekuvat) ja määritetään siirtoasetukset
  • Tuotetiedosto sisältää tuotenumerot ja -nimet sekä tuotteiden ominaisuudet. Hintatiedosto sisältää tuotteiden ovh-hinnat sekä alennusryhmätiedon
  • Mikäli haluat tuoda Ecomiin muiden tukkurien hinnastoja Excel-muodossa, ohjeet löytyvät täältä.
  • Omia tuotteita voidaan lisätä yksitellen avaamalla tuotteet (Ohjelmat -> Tuotteet -> Tuotteet) ja painamalla +-merkkiä tai kopiointimerkkiä. Omien tuotteiden tuotealaksi valitaan ”Omat tuotteet”.
hinnastopalvelu_2015-04-19_1743

Hinnastopalvelun yläkentässä valitaan, minkä tuotealan hinnastot halutaan näkyviin. Tämän jälkeen rastitetaan haluttujen tukkureiden tuote- ja hintatiedostot, valitaan siirtoasetukset ja pianetaan OK. Hinnastopalvelussa voidaan myös valita toimittajat, joiden uusista hinnastoista halutaan saada hälytys.

 

Alennusluetteloiden sisäänajo (Ohjelmat -> Tietojen siirto -> Tuoteala (Sähkö/LVI/Kylmä/Rakennus/Muu) -> Tukkurien hinnastot (hinnat, tuotteet ja alennukset)

  • Ohjeet alennusluetteloiden sisäänajoon löytyvät täältä.

Tuotteiden hinnoittelu (Ohjelmat -> Tuotteet -> Tuotteiden hinnoittelu)

  • Tuotteiden hinnoittelun avulla muodostetaan tuotteille haluttu myyntihinta. Myyntihinta voidaan muodostaa joko tuotteen lista- tai nettohinnan perusteella.

Hinnoittelu1_2015-04-19_1745  Hinnoittelu2_2015-04-19_1746  Hinnoittelu3_2015-04-19_1747  Hinnoittelu4_2015-04-19_1748

 

 

3. Asiakasrekisteri

 

Mikäli yrityksellä on esimerkiksi aiemmasta taloushallinnon ohjelmasta luotu Excel-tiedosto asiakkaista, se voidaan tuoda Ecomiin valitsemalla Asiakastietojen tuonti Excelistä (Ohjelmat -> Asiakkaat/toimittajat -> Asiakastietojen tuonti Excelistä/tekstitiedostosta). 

Asiakkaat voidaan myös luoda yksitellen asiakasrekisteriin (Ohjelmat Asiakkaat/toimittajat -> Asiakkaat) painamalla +-näppäintä.

Asiakkaan tietoihin voidaan syöttää asiakaskohtaisia asetuksia mm. laskutukseen ja hinnoitteluun liittyen.

Asiakastiedot2_2015-04-20_0624

Asiakkaan alennukset saadaan Ecomissa muodostettua automaattisesti käyttämällä alennustaulukkoa. Alennustaulukko antaa alennusta kustakin tuotteesta sen mukaan, mikä kate tuotteella on. (Mikäli asiakkaan hinnoitteluun on sovittu tietty vakiokate, se syötetään Myyntiehdot-välilehdellä.)

 

Asiakastiedot3_2015-04-20_0625

Mikäli asiakkaalle on sovittu sopimushintoja esimerkiksi työtunneille, hinta voidaan syöttää asiakkaan vakiotuotteisiin. Vakiotuotteen taakse syötetty myyntihinta ajaa yli tuoterekisterin normaalin myyntihinnan asiakkaan laskulla.

Asiakkaat1_2015-04-20_0622

Asiakkaan laskutusoletukset-välilehdelle syötetään asiakkaan laskutusosoite ja verkkolaskuosoite. Mikäli käytössä on Mavennan sähköinen laskutus, osoite syötetään kuvassa näkyvällä tavalla.

 

 

 4. Käyttäjätunnusten luominen

 

Ecomiin voidaan halutessa luoda käyttäjätunnus ja salasana (tai useampia tunnuksia), jotka syötetään kirjautumisikkunaan ohjelman käynnistämisen yhteydessä. Käyttäjätunnukset liitetään käyttäjäryhmään, joka määrittää käytttäjän oikeudet Ecomiin. Käyttäjätunnuksia hallitaan sijainnissa Ohjelmat -> Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

ecom-kayttajatunnukset-Kayttajan-Lisays2

Uusi käyttäjätunnus luodaan +-näppäimellä.

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
0/0 koki tästä olevan apua

Kommentit