Ecom Palkanlaskennan pikaopas neuvoo palkanlaskennan käyttöönotossa ja peruskäytössä.
Ohjelman ikkunat
Ecom Palkanlaskenta -ohjelmiston ohjelmaikkunat muodostuvat kolmesta pääosasta: valikosta, kaukosäätimestä ja ohjelmaikkunasta.
Kaukosäätimen toiminta opastaa avatun ohjelmiston käyttöä. Kaukosäätimessä näkyvät toiminnot muuttuvat aina valitun ohjelman tai ohjelmanosan mukaan. Ylävalikosta löytyvät samat komennot, kuin kaukosäätimestä sekä iso joukko muita erikoistoimintoja.
Varsinainen palkanlaskentaikkuna on jaettu siten, että ikkunan yläosassa on näkyvissä aina yhden palkansaajan tiedot kerrallaan ja alaosassa näkyvät kyseisen henkilön palkkalaskelmat. Sekä henkilön perustiedoissa että palkkalaskelmilla on lisäksi välilehtiä, joista löytyvät tarkempia tietoja.
Henkilön perustaminen
Uusi henkilö lisätään palkanlaskentaikkunan painikerivin Lisää-napilla
Syötä palkansaajan perustiedot (hetu, veronumero, yhteystiedot) sekä tilitiedot.
Palkkaryhmä
Palkkaryhmän valinta asettaa palkansaajalle palkkajakson ja oletuspalkkalajit. Palkkaryhmät määritellään Palkanlaskenta-asetuksissa. Ohjelmassa on valmiina ryhmät kuukausipalkkalaisille, tuntipalkkalaisille (2 viikon palkkajakso) ja yrittäjille.
Valitse palkkaryhmä ja vastaa kysymykseen palkkalajien kopioinnista "Kyllä". Tarkasta Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehdellä, että henkilöllä on oikeat palkkalajit ja niissä henkilökohtaiset arvot sekä Aina mukana laskelmassa -valinta, jos tarpeen. Tarkasta myös Kertymät-välilehdellä, että käytössä on oikeat kertymät ja kertyvät määrät ovat oikein.
Henkilön henkilökohtaisia palkkalajeja voi koska vaan lisätä ja muokata Henkilökohtaiset palkkalajit -välilehdellä.
Eläkeryhmä
Palkkaryhmän jälkeen valitaan Eläkeryhmä. Normaalisti palkansaaja kuuluu TyEL-eläkeryhmään. Yrittäjä kuuluu yleensä YEL-eläkeryhmään.
Huomioi: On tärkeää, että henkilölle on valittu oikea eläkeryhmä, sillä se vaikuttaa mm. eri raportteihin.
Työsuhteen päivämäärät sekä aktiivinen maksu -kenttä
Palkansaajan työsuhteen aloituspäivä merkitään sitä osoittavaan kenttään. Työsuhteen päättymispäivää ei täytetä, ellei sitä ole tiedossa. Aktiivinen maksu-kentällä ohjataan sitä, että maksetaanko palkansaajalle uusia palkkoja. Kun valinta on pois päältä, ei palkanmaksu onnistu.
Verokortti
Verokortin tiedot syötetään Verokortit-välilehdellä. Verokortin luonnetta tai tyyppiä ei pysty enää muuttamaan, ne ovat kaikille samat.
Uusi verokortti lisätään kaukosäätimen Lisää verokortti -painikkeella.
Alkupäiväksi annetaan se päivä, milloin verokortti on astunut voimaan. Verokortin loppupvm-kenttään ei tarvitse syöttää arvoa, mikäli se on voimassa toistaiseksi. Muut täytettävät tiedot löytyvät palkansaajan antamasta verokortista. Tarkemmat ohjeet verokortin lisäämisestä löydät ohjeesta Uuden henkilön tai verokortin lisääminen
Henkilökohtaiset palkkalajit
Henkilökohtaisiin palkkalajeihin määritetään kaikki henkilöllä yleensä käytössä olevat palkkalajit valmiiksi. Jos henkilöllä on käytössä perusasetukista poikkeavia määrityksiä, määritetään nekin henkilökohtaisiksi palkkalajeiksi. Tällöin ohjelma muistaa ne automaattisesti, eikä se jää palkanlaskijan tehtäväksi. Henkilökohtaisten palkkalajien avulla varsinaisen palkan teko on nopeampaa ja joskus jopa täysin automaattista. Kun henkilölle tehdään uusi palkkalaskelma, antaa ohjelma tänne annetut palkkalajit ehtoineen automaattisesti uuden palkkalaskelman pohjaksi.
Henkilökohtaiset palkkalajit tulevat henkilölle automaattisesti valitun palkkaryhmän mukaan, mutta niitä voidaan lisätä ja muokata koska vain. Kun palkkalaji halutaan aina palkansaajan uuteen palkkaan mukaan, asetetaan Aina mukana laskelmassa -valinta päälle. Määrä-kenttään annetaan palkkalaskelmaan oletuksena tuleva lukumäärä. Yksikköhintaan annetaan valitun palkkalajin oletuksena käytettävä arvo, esim. tuntipalkan määrä. Kun tehdään uutta palkkalaskelmaa, antaa ohjelma automattisesti tämän palkkalajin palkkalaskelmaan ja sen lisäksi palkanlaskenta-asetuksissa jo valmiiksi määritetyt palkkalajit, kuten ennakonpidätyksen.
Henkilökohtaisia palkkalajeja voi lisätä ja poistaa kaukosäätimen painikkeilla. Näytä palkkalajit -painike avaa palkkalajihaun.
Palkanlaskenta
Kun palkansaajan tiedot on syötetty, voidaan luoda ensimmäinen palkkalaskelma kaukosäätimen Lisää palkkalaskelma -painikkeella.
Ensimmäisen palkan kohdalla ohjelma kehottaa tarkistamaan ensimmäisen palkan päivämäärät, eli palkkajakson, miltä ajalta henkilö saa palkan. Ohjelma kysyy palkkajakson alkupäivän ja palkan Maksupäivän. Molemmissa kentissä on oma kalenteri-painike, jonka avulla oikea päivämäärä löytyy helposti. Päivän voi myös syöttää suoraan kenttään. Kun nämä tiedot on syötetty ja painettu OK-painiketta, ikkuna poistuu ja palkkalaskelma syntyy. Seuraavaa palkkalaskelmaa tehtäessä ohjelma laskee itse palkkajakson ja ehdottaa palkanmaksupäivää.
Uusi palkkalaskelma ilmestyy Palkkalaskelmat -riville. Jokainen palkkalaskelma saa oman painikkeen, jossa on palkan järjestysnumero ja palkanmaksuvuosi. Uudelle palkkalaskelmalle tulee automaattisesti palkkalajit, määrät ja arvot henkilökohtaisista palkkalajeista, jos Aina mukana laskelmassa -valinta on päällä. Huomaa, että henkilökohtaisissa palkkalajeissa on usein myös palkkalajeja, joita ei haluta automaattisesti laskelmalle. Tällaisia ovat esim. 1004 Keskiansio ja yrittäjillä 5000 TT:n työeläkemaksu ja 5010 TT:n työttömyysvakuutusmaksu.
Palkkalaskelmaan voidaan lisätä palkkarivejä kaukosäätimen Lisää palkkarivi -
painikkeella. Käytettävä palkkalaji voidaan syöttää käsin palkkalajinumerolla tai Näytä palkkalajit -hakuikkunan kautta. Palkkarivit järjestyvät automaattisesti numerojärjestykseen. Maksetaan -kenttä, eli palkansaajalle maksettava summa, päivittyy automaattisesti, kun palkkarivejä muokataan.