Tämä ohje antaa yleiskuvauksen työmaiden hallinnasta Ecom Arkistopalvelussa.
Työmaarekisteri
Kaikki Arkistopalveluun tuodut tai siellä luodut työmaat löytyvät valikon kohdasta ”Rakennusalan raportointi”. Listaa voi suodattaa kohteen nimen tai osoitteen perusteella. Listassa näkyvät kohteen perustiedot, kuten alku- ja loppupäivät, kaikkien urakoiden yhteenlaskettu hinta-arvio. Lisäksi jokaisen työmaan ilmoitusvelvollisuuden tila on selkeästi näkyvissä. Ilmoitusvelvollisuus voi koskea joko urakoita (rakennuspalveluiden tilauksia) tai työmaan työntekijöitä tai molempia. Työntekijät ilmoitetaan kohteen päätoteuttajalle ja päätoteuttaja raportoi ne verottajalle.
Uusi työmaa luodaan listan ylänurkan Lisää kohde -napilla.
Työmaan tiedot avataan muokattavaksi klikkaamalla työmaan nimeä.
Työmaan tietojen muokkaus
Työmaan muokkauksessa ensimmäisenä ovat työmaan perustiedot. Pakollisia tietoja ovat nimi ja työmaan päivämäärät. Lisäksi, jos työmaan tietoja raportoidaan suoraan verottajalle, täytyy antaa työmaa-avain tai työmaanumero tai osoitetiedot.
HUOM! Raportoinnin kannalta oleellinen valinta on ilmoitusvelvollisuuksien tyypin valinta
- Mikäli oma yrityksesi tilaa rakennuspalveluita työmaalle (esim. aliurakointia) ja yksittäisen sopimuksen arvo on yli 15000 €, työmaan ja rajan ylittävän aliurakan tiedot tulee raportoida verottajalle kuukausittain. Valitse tällöin Ilmoitusvelvollisuus urakkatiedoista: Kyllä.
- Mikäli kyseessä on yhteinen työmaa, eli työmaalla työskentelee usean yrityksen työntekijöitä ja työmaan kokonaisarvo ylittää 15000 €, tulee päätoteuttajan raportoida työntekijätiedot verottajalle kuukausittain. Mikäli olet pääteuttaja, valitse Ilmoitusvelvollisuus työntekijöistä: Verottajalle. Muut yritykset työmaalla raportoivat tiedot päätoteuttajalle.
Työmaan urakkatiedot
Työmaan perustietojen jälkeen sivulla löytyvät työmaan raportoitavat urakat. Urakkatiedot tarvitaan niistä aliurakoista/sopimuksista, jotka pitävät sisällään rakennuspalvelua ja joiden arvo ylittää 15000 €. Muita sopimuksia tai aliurakoita EI tarvitse raportoida verottajalle. Ecom Projektiseurannasta urakkatiedot siirtyvät työmaalle automaattisesti.
Uusi urakka luodaan Lisää urakka -napilla. Urakan tiedot avataan klikkaamalla urakkaa listasta.
Urakan pakollisia raportoitavia tietoja ovat alku- ja loppupäivä, sopimuksen tyyppi (urakointi, työvoimavuokraus vai jatkuva sopimus), urakoitsija ja urakan kokonaishinta-arvio.
Mikäli urakoitsijan tiedot eivät ole vielä talletettuna Arkistopalveluun, tallenna ne toimittajarekisteriin ennen urakkatietojen syöttämistä.
Urakan ostolaskut / laskutettu määrä
Verottajalle tehtävässä kuukausiraportissa rakennuspalvelutilauksista raportoidaan kuukauden aikana laskutettu määrä. Tällä tarkoitetaan siis urakoitsijan tilaajalta laskuttamaa euromäärää. Koska käytännössä laskutettua määrää on selkeintä seurata ostolasku, Ecom Arkistopalveluun voi kirjata ostolaskuittain urakoitsijan lähettämät laskut. Ecomin käyttäjille tämä tieto siirtyy automaattisesti ostoreskontrasta, kun ostolasku kohdistetaan työmaalle/projektille.
Mikäli halutaan, voidaan laskutettu määrä syöttää myös kuukausittain könttäsummana. Valitse tällöin päivämääräksi esim. kuukauden viimeinen päivä ja jätä ostolaskunro tyhjäksi.
Työmaan työntekijät
Mikäli työmaan on ns. yhteinen työmaa (ja sen kokonaisarvo on 15000 €), tulee työmaalla työskentelevien työntekijöiden tiedot raportoida kuukausittain verottajalle. Työntekijöiden raportoinnin tekee päätoteuttaja. Työmaan muut yritykset ilmoittavat työntekijätiedot päätoteuttajalle.
Ecom Projektiseurannasta henkilötiedot siirtyvät työmaalle automaattisesti.
Työmaan työntekijätiedot löytyvät työmaan perustietojen ja urakkatietojen alapuolelta.
Henkilön voi hakea henkilörekisteristä antamalla hakukenttään osan nimestä tai veronumerosta. Jos henkilön tiedot eivät ole vielä tallennettu, ne voi lisätä suoraan työmaalle Uusi henkilö -napilla. Lisätty henkilö tallentuu automaattisesti henkilörekisteriin ja tiedot on helppo lisätä muille työmaille.
Henkilön perustietojen lisäksi pakollinen tieto on työskentelyn alku- ja loppupäivä. Loppupäivä arvioidaan, jos tarkkaa päivää ei ole tiedossa.
Mikäli työntekijä ei ole jonain kuukautena työmaalla, pois jätettäviä kuukausia voi lisätä Ei työmaalla -kohtaan. Verottajan ohjeistuksen mukaan henkilötietojen yli-ilmoittaminen ei kuitenkaan pääsääntöisesti haittaa, joten satunnaisia välikuukausia ei ole välttämätöntä lisätä. Ulkomaisten työntekijöiden osalta tulee ilmoittaa vain todelliset työskentelykuukaudet.