Ecom Webin käyttöönotto

Ecom Webin käyttöönotto on helppoa Ecomista löytyvällä käyttöönottoapurilla. Käyttöönottoapurin avulla tarkastetaan ja täydennetään Ecomin asetuksista henkilöt, luodaan halutut käyttäjätunnukset. Lisäksi voidaan muokata lähetetiloja vastaamaan työn vaiheita ja kytkeä käyttäjille henkilökohtaiset palkkalajit palkkatapahtumien syöttöä varten.

Mikäli käyttöönoton yhteydessä tai sen jälkeen ilmenee ongelmia/kysymyksiä, suosittelemme lämpimästi olemaan yhtyedessä Ecomin asiakaspalveluun.

Tämä ohje sisältää seuraavat asiat:

1. Asetusten tarkastaminen ja täydentäminen Ecom Webin Käyttöönottoapurin avulla
2. Ostolaskujen hyväksynnän käyttöönotto
3. Ecom Webiin kirjautuminen
4. Ecom Webin järjestelmänvalvojan asetukset
5. Ecom Webin käyttäjäkohtaiset asetukset

Ecom Webin käyttöönottoapuri

(Ohjelmat -> Ecom Webi -> Käyttöönotto)

1. Henkilöt

• Lisää yrityksessä työskentelevät henkilöt.
• Valitse käyttääkö henkilö Ecomia ja/tai Webiä.
• Lisää jokaiselle Ecom Webi -käyttäjälle työnjohtaja, myös työnjohtajalle itselleen.

HUOM! Jos Ecom Palkanlaskenta on käytössä, varmista että sekä Ecom Palkanlaskennassa että Ecomissa on jokaisella palkansaajalla sama henkilönumero käytössä. Jos numerointi eroaa, ota yhteyttä Ecomin asiakaspalveluun, joka muuntaa henkilönumeroinnin yhdenmukaiseksi.

2. Käyttäjätunnukset

Luo kaikille käyttäjille käyttäjätunnukset ja kytke käyttöoikeus Ecom Taloushallintoon tai Ecom Webiin tai molempiin.

Ecom Webin käyttöönottovaiheessa on hyvä olla vähintään yksi Ecom Webi -järjestelmänvalvoja, joka pystyy hallitsemaan Ecom Webissä tehtäviä asetuksia. Tämän jälkeen voidaan järjestelmävalvojan oikeus ottaa pois, jos Webin käyttäjissä on vain tavallisia käyttäjiä.

Käyttäryhmän avulla määritetään käyttäjäryhmäkohtaisia oikeuksia ja näkymiä. Käyttäjäryhmien määrityksiä voi hallinnoida sekä Ecomin käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet -osiossa että Ecom Webin järjestelmänvalvojan asetuksissa.

Ecom Webi -käyttäjän salasana pituus on oltava vähintään 5 merkkiä ja sen on sisällettävä vähintään yhden kirjaimen ja yhden numeron. Käyttäjätunnuksen ja salasanan voi lähettää helposti käyttäjälle tekstiviestinä (maksullinen).

HUOM! Käyttäjätunnusten luominen vaikuttaa myös Ecomin käyttöön. Varmista, että luot käyttäjätunnuksen kaikille käyttäjille ja että vähintään yhdellä on Ecomin pääkäyttöoikeus.

3. Lähetetilat

Lähetetilojen avulla ohjataan tehtävän työn etenemistä kohti laskutusta.

HUOM!

• Ennen lähetetilojen muutosta on aina syytä ottaa varmuuskopio.
• Olemassa olevien lähetetilojen muuttaminen muuttaa automaattisesti myös olemassa olevien lähetteiden tilan muutetun mukaiseksi.
• Lähetetilan poisto poistaa siinä tilassa olevilta lähetteiltä lähetetilan kokonaan.
• Lähetetilan muutosta/poistamista ei siis kannata tehdä harkitsemattomasti, jos lähetteet ovat jo käytössä.

4. Palkkalajit

Palkkalajit otetaan käyttöön, kun yrityksellä on Ecom Plus ohjelmistopaketti käytössään.

Jos yritys haluaa ottaa Ecom Webissä myös palkkatapahtumien syötön käyttöön, kannattaa olemassa olevat palkkalajit hakea valmiiksi Ecom 3 palkanlaskentaohjelmistosta. Se tapahtuu valitsemalla Tuo Palkkalajit – komennolla. Palkkatapahtumat syötetään palkkalajeilla. Palkkatapahtumilla saadaan töiden kustannukset automaattisesti projektiseurantaan, palkanlaskentaan ja samalla laskutettavat työtunnit ohjautuvat myös laskutukseen.

Tähän ikkunaan annetaan palkkalajille hinta vain silloin, kun se on kaikille palkansaajille sama.

5. Henkilökohtaiset palkkalajit

Henkilökohtaiset palkkalajit otetaan käytännössä silloin käyttöön, kun yrityksellä on Ecom Plus ohjelmistopaketti käytössään. Tälle sivulle annetaan palkansaajakohtaiset palkkalajien projektiseurannassa käytettävät hinnat.

Nämä tiedot voidaan hakea automaattisesti Ecom Palkanlaskennasta, mikäli se on yrityksellä jo käytössä.

6. Palkkalajien ja tuotteiden kytkentä

Tätä toimintoa tarvitaan siinä vaiheessa, kun Ecom Webiin syötetään palkkatapahtumia ja niitä halutaan laskuttaa asiakkaalta. Ohjelmalle on kerrottava mitä tuotetta laskutetaan, kun palkansaaja syöttää tapahtumat itse palkkalajina Ecom Webiin. Kun tämä tieto on annettu, osaa ohjelma laskuttaa palkkalajien tiedot tuotteina laskutuksessa. Jos tietty palkkalaji laskutetaan aina samalla tuoterekisterin tuotteena, tehdään kytkentä palkkalajin ja tuotteen välillä (esim kilometrikorvaus). Jos taas tietyn henkilöryhmän käyttämää palkkalaji muutetaan aina tietyksi laskutettavaksi tuotteeksi, käytetään silloin, henkilöryhmätasoista kohdistusta. Esim. LVI-asentajan palkka. Jos jokaisella henkilöllä on määritetty oma työveloitushinta tuoterekisterissä, käytetään silloin henkilötason kohdistusta tuotteen ja palkkalajin välillä.

7. Tietojen siirto Ecom Webiin

Käyttöönottoapurin viimeisessä vaiheessa asetukset ja käyttäjätunnukset siirretään Ecom Webiin. Sama tietojen siirto tehdään aina, kun halutaan esim. päivittää lähetteiden tiedot Ecomin ja Ecom Webin välillä. Ecom Webin tiedonsiirto löytyy valikosta Ohjelmat -> Ecom Webi -> Tiedonsiirto.

Tiedonsiirrossa voi valita mitkä tiedot synkronoidaan Ecomin ja Ecom Webin välillä. Ensimmäisellä kerralla on hyvä päivittää kaikki tiedot Ecom Webiin. Seuraavilla kerroilla valitaan päivitettävien listalle vain oleelliset osat. Muut tiedot voi päivittää aina tarpeellisin väliajoin. Esimerkiksi tuotetietoja ja käyttäjätunnuksia ei ole tarpeellista päivittää joka päivä.

Ostolaskujen hyväksynnän käyttöönotto

(Ohjelmat -> Ostolaskut ja ostoreskontra -> Ostolasku- ja ostoreskontraoletukset)

Ostolaskuja voidaan kierrättää ja hyväksyä Ecom Webissä, mikäli Ecom-ohjelmistoista on käytössä vähintään Ecom Trio -lisenssi. Hyväksynnän saa aktivoitua ostolaskuoletusten Perus-välilehdellä. Kun Ostolaskujen hyväksyntä on käytössä, voidaan ostolaskut lähettää Ecom Webiin oikeille henkilöille hyväksyttäväksi.

Kun ostolaskujen hyväksyntä on käytössä, hyväksyjän voi lisätä ostolaskulla Webi-hyväksyjät -välilehdellä.

Ecom Webiin kirjautuminen

Kun olet luonut käyttäjätunnukset ja siirtänyt ne Ecom Webiin käyttöönottoapurin viimeisessä vaiheessa, kokeile kirjautua jollakin käyttäjätunnuksella Ecom Webiin osoitteessa https://www.ecomwebi.fi. Käyttäjätunnuksen lisäksi tarvitset asiakasnumeron. Voit tarkistaa sen Ecomin perusoletuksista Ohjelmat -> Perusoletukset.

 

Ecom Webin järjestelmänvalvojan asetukset

Käyttäjä,  jolle on annettu järjestelmänvalvoja-oikeudet, pääsee muokkaamaam Ecom Webin hallinta-asetuksia. Järjestelmänvalvojan asetuksiin pääsee Ecom Webin oikeasta yläkulmasta kohdasta ”Hallinta”

Järjestelmänvalvojan asetuksissa on kolme kohtaa:

1. Käyttäjät, jossa nähdään Webiin määritetyt käyttäjät sekä heidän käyttäjäryhmänsä.
2. Käyttöoikeudet ja ryhmät, jossa annetaan kullekin käyttäjäryhmälle tarvittavat oikeudet toimia Webissä.
3. Asetukset, jossa pystytään määrittämään Webin perusasetuksia koskien kaikkia käyttäjäryhmiä.

 

 

 

 

Ecom Webin käyttäjäkohtaiset asetukset

Jokainen käyttäjä pystyy erikseen vielä muokkaamaan omia käyttäjäkohtaisia asetuksiaan. Käyttäjän asetuksiin pääsee Ecom Webin oikeasta yläkulmasta kohdasta ”Omat asetukset”

Omia asetuksia on kuvattu tarkemmin ohjeessa Ecom Webin käyttäjän asetukset.