GDPR luo uusia vaatimuksia Ecomin kaltaisten ohjelmistojen käyttöön, erityisesti tietoturvan osalta. Tässä tietoiskumaisessa ohjeessa on esitelty muutama yksinkertainen parannus Ecomin käyttöön, joilla varmistat että yrityksesi noudattaa GDPR-vaatimuksia.

Käyttäjätunnukset käyttöön

Ecomiin voidaan luoda käyttäjätunnus ja salasana, jotka syötetään kirjautumisikkunaan ohjelman käynnistämisen yhteydessä. Käyttäjätunnukset liitetään käyttäjäryhmään, joka määrittää käyttäjän oikeudet Ecomin eri osiin. Käyttäjätunnuksia hallitaan sijainnissa Ohjelmat - Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet.

Käyttöoikeuksia määritettäessä on hyvä miettiä kenellä on tarve päästä katselemaan tai muokkaamaan esimerkiksi yrityksen työntekijöiden henkilötietoihin.

Palkkalaskelmien ja muiden tietojen lähettäminen

Henkilötietoja tai muuta arkaluontoista tietoa sisältävät viestit tulisi suojata asianmukaisesti, jotta minimoidaan tietojen joutuminen vääriin käsiin. Esimerkkinä voidaan käyttää työntekijän palkkalaskelmaa. Palkkalaskelma sisältää kaikki oleelliset henkilötiedot työntekijästä, ja lisäksi tietoja hänen palkastaan. Yleensä palkkalaskelmat on välitetty työntekijöille sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona, mutta yleisesti sähköpostia ei pidetä GDPR:n näkökulmasta riittävän turvallisena ja suojattuna tapana lähettää tämän kaltaista tietoa.

Ratkaisuna palkkalaskelmien lähetykseen Ecom tuo Ecom Palkanlaskenta -ohjelmaan verkkopalkka -toiminnon, jolla palkkalaskelman voi lähettää suoraan työntekijän verkkopankkiin. Ominaisuuden sisältävä päivitetty Palkanlaskenta -ohjelma, sekä ohje palkanlaskijalle julkaistaan myöhemmin, ja siitä tiedotetaan asiakkaita lisää. Työntekijän ohjeen löydät jo nyt alla olevan linkin takaa:

Palkansaajan ohje verkkopalkan katseluun