Tiedostot löytyvät Ecom Webistä sivun oikeasta reunasta Lisää-valikosta.
Tiedostoja voi hallita myös lähetekohtaisesti, jossa ne näkyvät omalla välilehdellä.
Lisääminen
Tiedostoja voi lisätä joko raahaamalla niitä siniselle tiputusalueelle tai valitsemalla tiedostoja “Valitse tiedosto” / “Choose file” -napin kautta. Raahaamalla tiedostoja voi lisätä samasta kansiosta monta kerrallaan.
Kuvauksen muuttaminen
Kun tiedosto on tuotu lähetteelle, siihen liittyvää tietoa voi kirjoittaa Kuvaus -kenttään. Muokkaus aktivoituu taulukon kenttää klikattaessa.
Tiedostojen avaaminen, lataaminen pakettina ja poistaminen
Tiedosto avataan nimestä klikkaamalla. Tiedostoja voi valita myös useamman kerrallaan ladattavaksi omalle koneelle oikealla puolella olevasta valintaruudusta ja alapalkkiin avautuvasta “Lataa pakettina” –napista.
Tiedostojen poistaminen onnistuu myös alapalkin painikkeella. Alapalkin oikeassa reunassa on valittujen tiedostojen lukumäärä.
Tiedoston linkitykset
Muiden resurssien (lähetteet, asiakkaat, projektit) sekä avainsanojen linkittäminen tiedostoon on auttaa niiden järjestelyssä ja haussa. Linkitys avataan tiedostorivin oikeassa reunassa olevasta nuolikuvakkeesta.
Linkityksiä voi lisätä paneelin oikean reunan +-kuvakkeesta. Tiedoston voi linkittää useaan samantyyppiseen resurssiin (lähete, projekti, asiakas, avainsana) samanaikaisesti ja linkityksen lisääminen tai poistaminen tiedostosta ei vaikuta resurssiin.
Linkitysten korostukset
Linkitystä ei voi tehdä resurssiin, joka ei sijaitse Webissä. Jos linkitys on tehty Ecomin puolella (tai jos linkitys on lähetteeseen, johon valittua asiakasta/projektia ei löydy Webistä), se näytetään rikkinäisenä (keltainen).
Vihreällä värillä korostetaan, että tiedostoon linkitetty lähete on se jonka välilehdellä ollaan. Linkityksen poistaminen siten poistaa myös tiedoston välilehden listalta seuraavan sivun latauksen yhteydessä.
Linkityslistanäkymä
Linkityslistavälilehdeltä voi hakea tiedostoja linkitetyn resurssin perusteella. Valikon oikeassa reunassa voi suodattaa pudotusvalikosta linkitystyypin mukaan. Pikahaku suodattaa hakusanan perusteella. Oikeassa reunassa on resurssiin linkitettyjen tiedostojen lukumäärä ja sen vierestä voi nuolikuvakkeella avata tarkemman näkymän linkitetyistä tiedostoista. Tiedostoon liittyvät toiminnot ovat käytettävissä myös linkityslista-välilehdellä.
Avainsanojen hallinta
Avainsanat ovat muutettavissa ylläpidon hallitsemalla listalla. Ecom on valinnut oletuksena listan käytännöllisistä avainsanoista, mutta yritys voi muuttaa sitä omia tarpeitaan sopivaksi. Avainsanoja voi muuttaa hallintasivun Tiedostot-välilehdeltä.
Huom! Avainsanalistalle tehdyt muutokset eivät vaikuta jo aiemmin tiedostoon linkitettyihin avainsanoihin.