Inventaarilista löytyy polusta Ohjelmat/Tuotteet/ Inventaarilista. Ennen inventaarin tekoa on hyvä ottaa varmuuskopio Ecomista.
Inventaarilistan tyhjennys
Tässä ikkunassa tehdään inventaario varastoissa olevista tuotteista. Jos listassa on tarvikkeita näkyvissä, kuten kuvassa alla, ovat ne yleensä jostakin aiemmin tehdystä inventaarista. Listassa olevat määrät eivät kerro nykyistä tuotteiden varastotilannetta, vaan ne ovat jonkun aiemmin tehdyn haun tai syötetyn tapahtuman tulosta.
Mikäli taulukossa näkyy aiemmin tehdyn inventaarin tuotteita, voidaan ne poistaa, ennen inventaarin aloittamista. Rivit voidaan poistaa painamalla Tyhjennä lista –painiketta ikkunan alaosassa.
Varastotuotteiden haku
Kun inventaarilista on tyhjennetty, suoritetaan uusi haku varastotapahtumista. Se tapahtuu painamalla Hae varastotuotteet (1). Ohjelma avaa ikkunan (2) ja kysyy, mistä varastosta halutaan inventaari tehdään mikäli yrityksellä on useampi varasto käytössään. Kun varasto on valittu, painetaan OK-painiketta. Tämän jälkeen valitaan ne tuotealat, mista inventaari halutaan tehdä (3). Kun tämäkin valinta on tehty ja painettu OK-painiketta, aloittaa ohjelma tuoterekisterin läpikäynnin ja alkaa pudottamaan varastotuotteita inventaarilistalle.
Inventaarilistan siirto Exceliin
Inventaarilista voidaan tässä vaiheessa tallentaa Excel -tiedostoksi myöhempää tarkastelua varten. Kun tiedosto viedään Exceliin (1), voidaan tätä tietoa verrata kätevästi varsinaisen inventaarin tulokseen. Varmista, että koneesta löytyy ohjelman ehdottama tallennuskansio (2). Mikäli kansiota ei löydy tai haluat tallennuksen muualle, voit hakea oikean polun Tallennuskansio -kentän lopussa olevan kolmen pisteen takaa. Myös tiedostonimen (3) voi muuttaa haluamakseen. OK-painikkeella (4) ohjelma luo Excel-tiedoston, jossa on nykyinen varastotilanne tuotteittain valitun varaston osalta. Tämän jälkeen voidaan suorittaa inventaario.
Inventaarilistan määrien tyhjennys
Kun tuotteiden varastosaldot on haettu inventaariolistalle ja saldot on viety Exceliin, tehdään seuraavaksi inventaariolistalle olevien määrien tyhjennys, jotta uusi inventaario voidaan tehdä puhtaalta pöydältä. Tämä on hyvä tehdä, jotta saadaan sekä inventaarilistan määrät tyhjäksi että myös kaikkien tuotteiden varastosaldot nollattua (tarkempi ohje nollauksesta seuraavassa kappaleessa). Tätä ei tarvitse tehdä silloin, jos varasto on täysin ajan tasalla määrien suhteen.
Painamalla tyhjennä määrät-painiketta (1) ohjelma tyhjää inventaarilistan tuotteiden määrä-kentän. Ohjelma kysyy, varmistavan kysymyksen (2). Ja kun siihen vastaa kyllä, tyhjää ohjelma määrä-kentän arvon joka riviltä. Inventaarilistan tyhjennys ei vaikuta varaston saldoihin.
Varastotietojen tyhjennys
Inventaarilistan määrät on nyt tyhjennetty (kuva alla). Tyhjä vastaa rivin arvoa nolla. Seuraavaksi viedään varastoon kaikkien tuotteiden varastoarvoksi sama nolla. Näin varmistetaan, että kaikki varastossa olevat tuotesaldot saadaan tyhjennettyä ennen uuden inventaarion aloittamista. Saldo päivitetään painamalla Päivitä saldot varastoon -painiketta (1). Ohjelma kysyy, että halutaanko päivittää syötetyt määrät varastoon, johon vastataan kyllä (2). Ohjelma päivittää jokaisen tuotteen tietoja niin, että saldo näyttää nyt arvoa nolla. Kun työ on tehty, poistuu ohjelma inventaariolistasta ja palaa alkuruutuun. Tuotteiden varastotapahtumat jäävät ennalleen. Niiden saldo on vain päivitetty niin, että arvo on nolla. Tästä on hyvä aloittaa uuden inventaarion teko.
Inventaarion teko inventaariolistan avulla
Kun tämän ohjeen aikaisemmat toimenpiteet on tehty, voidaan edetä seuraavasti. Esikatselu-painikkeen (1) takaa voi tulostaa listan inventoitavista tuotteista, johon voi syöttää varastosta löytyvät määrät. Jos listasta puuttuu tuotteita, voidaan ne lisätä painamalla ylärivin plus-painiketta (2) ja hakea tuotenumeron yläpuolella olevalla haku-painikkeella (3). Mikäli määrä on nolla, voi rivin poistaa, mutta ei myöskään haittaa, vaikka määrätön rivi jää listalle.
Tämän jälkeen tulostetun listan tiedot päivitetään inventaarilistaan (kuva alla). Kun kaikki määrät on lisätty, voidaan tiedot tulostaa Esikatselun kautta uudestaan ja sen jälkeen listan voi vielä viedä Exceliin vertailtavaksi alkuperäisen listan kanssa. Lopuksi painetaan Päivitä saldot varastoon –painiketta (4), jolloin inventaariolistalla olevat tuotteet saavat määräksi inventaariolistan määrä-kentässä olevan tuotemäärän saldoksi.
Inventaarion teko langattomalla viivakoodilukijalla
Kun inventaario tehdään kannettavalla viivakoodinlukijalla, kannattaa inventaariolistan tuotteet ensin poistaa painamalla Tyhjennä lista painiketta (1). Tämän jälkeen viivakoodilla kerätyt tuotteet tuodaan listalle painamalla Tuonti tiedostosta –painiketta (2), jonka avulla ohjelma avaa ikkunan ja lukee viivakoodinlukijalle syötetyt tuotteet ja niiden määrät sisälle OK-painikkeella. Asetukset-painikkeen alta löytyvät kaikki tarvittavat määritykset, jolla ohjelma lukee viivakoodilaitteen tekemää tiedostoa. Kun tuotteet on saatu inventaariolistaan, viedään tuotteet varastoon painamalla Päivitä saldot varastoon -painikketta (4). Ja kun ensimmäinen erä on päivitetty varastoon, voidaan lista taas tyhjentää ja toistaa sama rutiini, kunnes kaikki tuotteet on inventoitu. Ja kun kaikki tuotteet on inventoitu, voidaan painaa Hae varastotuotteet –painiketta, jolloin ohjelma tuo koko varaston sen hetkisen tilanteen esille.
Inventaariolistan ostohintojen päivitys
Ecom hakee ostohinnan aina ensisijaisesti tuotteen toimittajat-välilehdeltä ykköstoimittajan nettohintakentästä.
Jos toimittajat välilehdellä ei ole toimittajatietoja olemassa, hakee ohjelma hinnan tuotteen hinnoittelusivun nettohinta -kentästä. Inventaarilistassa Päivitä hinnat Ostolaskuilta –toiminto (1), joka laskee keskiostohinnan inventaariolistassa olevan määrän perusteella ottaen mukaan niin monta ostolaskua, että määrä täyttyy, ja laskee tuotteelle sen mukaisen keskihinnan.
Myyntihinta tulee tuotteen Veroton myyntihinta-kentästä. Kaikki hinnat ovat esitetty verottomilla hinnoilla.
Päivitä Hinnat painikkeella(2) voidaan päivittää hinnat ajan tasalle.
Inventaarilistassa on erillinen hakutoiminto, jolla voi hakea haluttua tuotetta inventaarilistalta.