Saajan tallentaminen saajaluetteloon
Saajaluettelo löytyy, kun seuraa polkua Ohjelmat->Ostolaskut ja ostoreskontra->Saajat. Uuden saajan voi tallentaa plus-merkistä tai suoraan ostolaskulta Lisää komentoja -valinnan takaa löytyvällä Talleta saaja-komennolla. Kun käytät Talleta saaja -komentoa, laskulla olevat tilitiedot tallentuvat automaattisesti saajaluetteloon.
Kun lisäät saajan Talleta saaja -komennolla, ohjelma kysyy, haluatko tallentaa viitenumeron ja viestin. Mikäli valitset Kyllä, ohjelma tallentaa viitenumeron ja viestin saajan oletus viitenumeroksi ja viestiksi, jolloin nämä tiedot korvaavat automaattisesti muut viitteet ja viestit.
Saajakohtainen tiliöinti
Kun saaja on lisätty saajarekisteriin, sille voidaan määrittää saajakohtainen oletustili klikkaamalla plus-merkkiä. Jatkossa ohjelma tiliöi kyseisen saajan ostolaskut automaattisesti oletustilille.
Yleinen oletustili voidaan määrittää Ostolaskuoletuksissa (Ohjelmat->Ostolaskut ja ostoreskontra->Ostolasku ja ostoreskontraoletukset). Tälle tilille tiliöidään sellaiset ostolaskut, joiden saajille ei ole erikseen määritetty saajakohtaista tiliä.
Huom. Jotta ohjelma tunnistaa saajaluettelossa olevan saajan ja ostolaskulla olevan saajan samaksi, on saaja-kentässä olevan tiedon oltava identtinen (eli esimerkiksi Yritys ja Yritys Oy ovat ohjelman mielestä eri saajat). Tarvittaessa saman saajan voi tallentaa ohjelmaan useamman kerran eri nimillä.
Ostolaskujen automaattihyväksyntä
Mikäli halutaan, että tietyn saajan laskut muuttuvat automaattisesti hyväksytty-tilaan, saajan ostolaskulle voidaan laittaa automaattihyväksyntä päälle. Samalla määritetään enimmäissumma laskuille, jotka halutaan hyväksyä automaattisesti. Tätä suuremman ostolaskut pitää hyväksyä aina erikseen.
Toimittajan kytkeminen saajaan
Tallennettuun saajaan voi kytkeä toimittajan. Tämä helpottaa mm. ostolaskun rivien kohdistamista lähetteille ja laskuille, sillä toimittajatieto määräytyy automaattisesti. Toimittajan kytkemisellä varmistetaan myös, että kohdistettujen rivien hinnoittelu ja hintatiedot menevät oikein.
Toimittajan voi lisätä menemällä Ohjelmat->Asiakkaat/Toimittajat->Toimittajat ja käyttämällä plus-merkkiä tai helposti suoraan saajaluettelossa valitsemalla Toimittajanro ja sen jälkeen valitsemalla Lisää. Mikäli oikea toimittaja on jo tallennettuna ohjelmaan, sen voi valita luettelosta ja sen jälkeen klikata OK. Yhden toimittajan voi tarvittaessa kytkeä useammalle eri saajalle.