Apix käyttöönotto

1. Apix-palvelun ominaisuudet ja hyödyt 

Ecomin kautta pääset lähettämään laskut asiakkaalle helpoiten rekisteröimällä Apixin Laskumappi -palvelun. Tällä ohjeistuksella saat käyttöösi sähköisen verkkolaskutuksen Apixin kautta ja laskutusprosessisi nopeutuu huomattavasti. 

• Pystyt vastaanottamaan ostolaskuja ja lähettämään myyntilaskuja liitetiedostoineen ilman tulostamisia ja postittamisia
• Sähköisesti toimitettu lasku on perillä asiakkaalla nopeasti
• Laskun liitetiedostot ja kuvat välittyvät myös asiakkaalle (huom. pankit eivät vastaanota liitteitä)
• Näet Ecomista milloin ja mitkä laskut ovat lähteneet Apixin kautta sähköisesti
• Apixin Laskumapista näet helposti saapuneiden ja lähtevien laskujen tilat
• Laskut on mahdollista vastaanottaa sähköposti- tai paperiskannausosoitteeseen

2. Rekisteröiminen 

Mikäli teillä ei ole vielä Apixin Laskumappiin tunnuksia, toimikaa alla olevien ohjeiden mukaisesti. 

1. Avaa Ecomissa laskutusintegraation käyttöönotto (Ohjelmat - Integraatiot - Laskutusintegraatiot - Käyttöönotto)

2. Käyttöönotto-ikkunassa laita täppä Apix-valintaan, jonka jälkeen klikkaa Seuraava. 

3. Täytä rekisteröinnissä tarvittavat tiedot. Asiakas-id kohdassa on valmiina yrityksen y-tunnus. Rajapinnan tunnus-kohtaan laitetaan Laskumappiin kirjautumiseen käytettävä sähköpostiosoite ja Rajapinnan avain-kohtaan kirjautumisessa käytettävä salasana. Kun nämä on täytetty, klikkaa seuraava. 

4. Käyttöönoton viimeisessä vaiheessa klikkaa "Aseta Apix-mallipohja oletukseksi", jolloin malliksi muuttuu Apix 1.0. Tämän jälkeen voit sulkea käyttöönottoikkunan. 

Mikäli teillä on jo tunnukset Laskumappiin, toimikaa muuten samoin kuin yllä olevassa ohjeessa, mutta laittakaa Rajapinta-tunnus ja -avain kohtiin teillä Laskumapissa jo käytössä olevat kirjautumistunnukset. 

Rekisteröitymisen jälkeen pääset kirjautumaan Laskumappiin jossa voit tarkistaa ja täyttää yrityksen tiedot sekä aktivoida/epäaktivoida sähköisten laskujen vastaanoton ja/tai lähetyksen. Samalla voit esimerkiksi ottaa käyttöön sähköposti-ilmoitukset saapuneusta laskuista. 

3. Sähköisten laskujen lähetys

Kun Apixin Laskumappi-palvelu on aktivoitu, Ecom luo sähköisen laskun laskun tulostamisen yhteydessä. Tulostusikkunassa ”Tee sähköinen lasku” -valinta on automaattisesti valittuna jos (a) käytössä on tulostuspalvelu, jolloin kaikki laskut voidaan lähettää Apixin kautta tai (b) laskun asiakkaalle on syötetty verkkolaskuosoite (kts. ohje)

Voit tulostaa kerralla useampia laskuja. Laskut lähetetään, kun suljet laskutusikkunan. Ohjelma kysyy automaattisesti haluatko lähettää laskut. Mikäli vastaat Kyllä, avautuu tiedonsiirtoikkuna automaattisesti.

Laskujen lähetykseen pääsee myös Ohjelmat - Integraatiot - Laskutusintegraatiot - Tiedonsiirto.

Ikkunan yläosassa näet lähetystä odottavat laskut ja klikkaamalla "Siirrä tiedot" lähetät laskut.

4. Sähköisen laskun vastaanottaminen 

Laskujen vastaanotto tapahtuu Ohjelmat - Integraatiot - Laskutusintegraatiot - Tiedonsiirto.

Klikkaamalla "Siirrä tiedot", saat noudettua laskumappiin saapuneet laskut ohjelmaan. Kun laskut on noudettu Ecomiin ja näkyvät tiedonsiirto-ikkunan alaosassa, voit sulkea ruudun. Noudetut ostolaskut löytyvät ostolaskuista. 

5. Asiakkaan verkkolaskuasetukset

Lisää sähköisiä laskuja vastaanottaville asiakkaille verkkolaskutusosoite asiakastietoihin Sähköinen laskutus-kenttään niille asiakkaille, joille haluat sähköisen laskun lähtevän.

Jotta saat laskujen lähettämisen ja noutamisen auki helposti yhdestä pikakuvakkeesta, kannattaa ohjelmaan luoda toiminnolle oma pikavalintakuvake. 

Pikavalintojen muokkaamiseen pääsee vasemmasta yläreunasta Ikkuna - Muokkaa ohjelmien pikavalintoja. 

Voit nimetä pikavalinnan haluamallasi tavalla. Pudotusvalikosta valitaan kuvan mukainen kohta. Pikavalintojen järjestystä voi muuttaa yläosan ylös/alas nuolilla. 

Otathan yhteyttä asiakaspalveluumme, mikäli käyttöönotossa ilmenee ongelmia ja/tai kaipaat opastusta etäyhteydellä.